最新文秘公文寫作基礎知識 文秘公文寫作基礎范文模版

　　請示：當向上級機關請求指示、批準時使用，如基層單位計劃開展一項新業務，但缺乏明確政策依據，需向上級請示能否實施以及具體操作辦法。

　　批復：是上級機關答復下級機關請示事項的公文，對下級的請示給予明確回復，表明同意或不同意，并說明理由，指導下級下一步行動。

　　議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項，如政府提出關于城市建設規劃調整的議案，提交人大審議決策。

　　函：用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。不同地區的政府部門之間就合作開展文化交流活動進行商洽溝通，常以函的形式進行。

　　會議紀要：記載和傳達會議情況和議定事項，將會議的核心內容、達成的共識、作出的決策等整理成紀要，便于參會人員及相關部門準確執行。

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　　版頭：由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人等要素組成。份號一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行，用于標注公文的份數序號，確保涉密公文的可追溯性；密級和保密期限用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，如“機密★1年”，明確公文的秘密等級及保密時長；緊急程度用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，如需標注緊急程度，一般分“特急”“加急”兩種，表明公文送達和辦理的時限要求；發文機關標志由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，醒目展示發文機關身份；發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字，如“國發〔2025〕1號”，它是公文的“身份編號”，便于公文的識別與管理；簽發人由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置，“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字，上行文應當標注簽發人姓名，體現公文的責任歸屬。

　　主體：涵蓋標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等內容。標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布，應準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，如“關于加強校園安全管理工作的通知”；主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號，明確公文的主要受理機關；正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格，文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注，是公文的核心內容所在；附件說明在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱，如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”），表明公文所附文件資料情況；發文機關署名應署發文機關全稱或者規范化簡稱，成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1月不編為01月），單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內，聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內，印章是公文生效的重要標志；附注如有，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行，用于說明公文的印發傳達范圍等需要說明的事項；附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行，附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致，附件格式要求同正文，是對正文內容的補充與支撐。